Tema 10

10.1 Naturaleza y Finalidad del Archivo 
El archivo es el espacio físico donde se conservan los documentos. Ese espacio físico o archivo contiene el conjunto de documentos producidos y recibidos en cualquier empresa, pública o privada, y en cualquier soporte, ya sea en papel o soporte informático. Según el diccionario de la Real Academia de la Lengua, la palabra archivo se define como: “Conjunto orgánico de documentos que una persona, sociedad o institución, produce en el ejercicio de sus funciones o actividades.” “Espacio que se reserva en el dispositivo de memoria de un computador para almacenar porciones de información que tiene la misma estructura y que pueden manejarse mediante una instrucción única.”

10.2 Archivo de documentos: Captación, Elaboración de datos y Custodia.
 Fases o etapas para que no se pierda ningún documento: 
1. Entrada del Documento: 
Cuando el documento entra o se genera en la empresa.
 2. Elaboración de Datos: 
Es muy importante preocupar de que no se pierda ningún documento, para ello, se procederá a: 
-Anotar los datos, en orden cronológico.

 -Enviar el documento al departamento que va dirigido. 
Si es un documento de salida de la empresa se harán las copias oportunas. 
3. Salida para su Custodia: 
se clasifica el documento y se procederá a archivarlo.

 10.3 Clasificación de la Información 
La información se puede clasificar en: documentos que requiera la legislación ( libros, inventarios y balances, etc.), valor documental útil que tiene para la empresa, información confidencial, información reservada, o sin valor.

10.4 El Proceso de Archivo Para la creación de un archivo eficaz se deben de tener en cuenta unas recomendaciones como son: 
establecer un sistema organizado de archivado, guardar la documentación útil y el tiempo que sea, proporcionar un acceso rápido y fácil, resguardó, protección y custodia según las normas legales y que la empresa tenga un buen servicio de reprografía. El procedimiento a seguir para archivar es el siguiente: decir qué documentos se eliminan, determinar como se va a categorizar la documentación, ordenar la documentación, prearchivar y por último, archivar.

 10.5 Sistema de Archivo. 
Convencionales, por microfilm e informáticos. Los archivos más utilizados son:
 - Archivadores de carpetas o archivo vertical.
 - Archivo Lateral. 
- Archivo Horizontal. 
- Cajas de archivo.
 - Archivo de tarjetas o tarjetero.
 - Sistema de microfilmación.
 - Sistema informático (Disco Duro, CD-ROM, DVD, Lápiz de memoria y cintas magnéticas).

10.6 Centralización o descentralización del archivo 
Hay tres niveles de archivo dependiendo de la frecuencia de consulta: archivo activo (los documentos son consultados frecuentemente), archivo semiactivo (la frecuencia de la consulta es aproximadamente una vez al año), y el archivo inactivo (archivos históricos que almacenan documentos que en general no se consultaran). Según el tipo de empresa u organización tenemos archivos centralizados (todos los documentos de la empresa están en el mismo lugar), archivos descentralizados (los documentos están distribuido en diferentes departamentos de la empresa), y archivos mixtos (combinación de archivos activos, semiactivos y la centralización y descentralización de los documentos).

10.7 Confidencialidad de la Información. Destrucción de la Documentación 
Se deban implantar obligatoriamente una serie de medidas para la información de carácter confidencial. Las medidas de seguridad de ficheros de datos se clasifican en tres niveles: nivel básico ( datos identificativos de personas), nivel medio (información de carácter personal, ficheros de morosos, etc.), y nivel alto ( datos de salud, religión, etc.) Los sistemas de archivos físicos que contienen documentos de nivel básico y medio de seguridad, deben disponer de mecanismos que obstaculicen su apertura, y los que contienen documentos nivel alto, además de almacenar la información en armarios archivadores con cerradura y estarán ubicados en áreas cerradas o de difícil acceso. La información que se destruya en la empresa, deberá realizarse con maquinas destructoras de papel, evitando que se pueda recuperar posteriormente.

informes procedentes del archivo. Para la presentación de un informe escrito se debe de tener en cuenta: que el informe sea claro y preciso, con una redacción limpia y ordenada, sin faltas de ortografía, que incluya diagramas o tablas de datos, que evalué el la información que se obtiene de una forma objetiva y teniendo en cuenta el porque de hacer el informe, y por ultimo, la presentación del mismo debe ser agradable y si va a circular fuera de la empresa debe hacerse teniendo en cuenta los intereses de la misma. Para elaborar un informe se tiene que seguir las siguientes etapas: una introducción (exposición de la razón para hacer el informe), el texto (análisis y desarrollo del tema), y la conclusión (recoge los resultados logrados).