TEMA 8 Y 9: SISTEMAS DE ORDENACIÓN Y CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL
👉SISTEMAS DE ORDENACIÓN👈
- Sistema de clasificación alfabético. Este sistema utiliza el alfabeto para clasificar los documentos.
- Sistema de clasificación numérico. Se utiliza este sistema cuando se quieren ordenar los documentos numéricamente .
- Sistema de clasificación alfa-numérico. Este sistema es la combinación del sistema numérico y del sistema alfabético, números y letras. En el caso de la combinación de números seguidos por una o varias letras, el orden lo marcará primer el número y después las letras.
- Sistema de clasificación cronológico. Este sistema clasifica los documentos por fechas.
- Sistema de clasificación geográfico. Lo utilizan las empresas que se organizan por territorios. En general, teniendo en cuenta el territorio geográfico en el que opera la empresa y las necesidades de cada entidad a la hora de ordenar y clasificar sus documentos se utilizan las siguientes divisiones territoriales:
- Continente
- País
- Comunidad Autónoma
- Provincia
- Sistema de clasificación por asuntos o materias. La utilización de este sistema permite ordenar los documentos por temas, utilizándose luego la ordenación alfabética, numérica o cronológica.
👉ORDENACIÓN DE LAS PALABRAS ALFABÉTICAMENTE👈
Para ordenar las palabras de acuerdo al alfabeto, se sigue la secuencia correcta de las letras.
Nombre de personas: reglas
Regla número 1: la primera palabra que marca el orden, que en el caso de los nombres de personas, es el primer apellido, seguido del segundo el caso de que hubiera, y a continuación separado por una coma, iría el nombre de la persona.
Cuando el primer apellido coincide el orden lo marca el segundo, y en caso de que los dos coincidieran el orden lo marcaría el nombre.
Por ejemplo:
Marín Aguado, Felipe
Marín Bueno, Ángela
Marín Delgado, Antonio
Marín Delgado, Rocio
Regla número 2: cuando los apellidos contienen partículas gramaticales como de, y, del, de la, etc, estas no se tendrán en cuenta a la hora de ordenarlos alfabéticamente. Si las partículas pertenecen al primer apellido, al ordenar alfabéticamente se colocará después del nombre. Si son del segundo apellido se colocarán antes del nombre.
Por ejemplo:
Fuente Sierra, Antonio de la
Sierra Fuente de la, Antonio
Regla número 3: en los casos de apellidos compuestos unidos por un guión, al ordenarlos se prescinde del guión.
Por ejemplo:
Paula Sánchez-Vidruejo Alonso→ Sáchez-Vidruejo Alonso, Paula
Ernesto González Ramos-Valle→ González Ramos-Valle, Ernesto
Regla número 4: en los casos de nombres extranjeros, las partículas que acompañan a los nombres sí se tendrán en consideración a la hora de ordenar y clasificar alfabéticamente.
Por ejemplo:
Nanking Yung, Mao
Chaves da Silva, Joao
Dagstad, Ole-Kristian
Regla número 5: en el caso de que se incluya título académico, grado eclesiático o militar, no se tendrán en consideración para determinar el el orden alfabético, pero sí se escribirá el título al final del nombre y entre paréntesis.
Por ejemplo:
Doctor Andrés Casado Fuentes→ Casado Fuentes, Andrés(Dr.)
General Vicente Calderón Vega→ Calderón Vega, Vicente(General)
Regla número 6: en el caso de nombres con designaciones cronológicas, tales como Carlos IV, Carlos V, etc. El orden lo marca el nombre y el orden de número romano, o la palabra como hijo/a, Senior (Sr.) o Junior (Jr.), en el caso que formaran parte de la clasificación.
Por ejemplo:
Luis I, rey de Sicilia
Luis II, rey de Provenza
Luis IX, rey de Francia
Nombres comerciales: reglas
En los nombres comerciales, la regla general es que la palabra de orden o palabra ordenatriz la determine el nombre propio de la empresa, prescindiendo de las partículas como(hermanos de, hijos de, etc.) o de palabras genéricos como(bar, copistería, ferretería, etc).
Por ejemplo:
Manzana Bar la
Salud, Farmacia la
Es muy frecuente encontrar algunas palabras escritas como abreviaturas como por ejemplo "Hnos.", en este caso se considera como si estuviera totalmente escrita.
Por ejemplo:
Hnos. de la Peña→Peña Hermanos de la
En el caso de los nombres de una misma empresa comercial o entidades bancarias que son iguales, pero ubicadas en diferentes poblaciones, se ordenarán alfabéticamente según el orden de las ciudades.
Por ejemplo:
Paraninfo México
Paraninfo Buenos Aires
Es un medio para promocionar la imagen. A través de publirreportajes, reevistas de comunicación, de la radio, de internet o de las vallas publicitarias.
En este tema presentamos un breve resumen sobre la organización de la empresa.
Los organigramas son la representación gráfica de una organización. También se llaman cartas o gráficas de organización.
Todas las cartas comerciales se componen de tres partes:
El ordenador es una máquina electrónica dotada de una memoria de gran capacidad y de métodos de tratamiento de la información, capaz de resolver problemas aritméticos y lógicos gracias a la utilización automática de programas registrados en ella.
El proceso de circulación de la correspondencia termina cuando se recoge el correo saliente de la empresa, se franquea, copia y registra en los libros de registros correspondientes.
El servicio de Correos está regulado y ofrece una amplia gama de productos que van destinados tanto a particulares como a empresas.
